Le secrétariat externalisé, comment ça se passe ?

Le secrétariat externalisé peut revêtir diverses formes en fonction des besoins et des problématiques de chacun. 

A titre d’exemple, voici deux formes d’expérience, l’une à distance, l’autre sur site :

Travail à distance

Je travaille pour Mary-Jane L., ostéopathe à Narbonne depuis 1 an. Elle a fait appel à mes services parce qu’elle ne pouvait plus gérer les patients au cabinet toute la journée et la gestion administrative en soirée et le week-end.

Notre partenariat a débuté à Narbonne ; il se poursuit à partir d’Orange où je me suis installée. Ainsi, nous travaillons à distance grâce à la dématérialisation des documents et aux nouveaux outils de communication : SMS, MMS, mail et partage de documents sur serveur.

J’accomplis des tâches mensuelles :

  • A partir de ses espaces dédiés sur Internet je télécharge l’ensemble des factures relatives aux dépenses de son cabinet (téléphone, Internet, transport, Google Adwords, etc.) ; je les lui transmets afin qu’elle puisse remettre tous les éléments au comptable.​
  • J’ai créé un tableau de suivi du Chiffre d’Affaires que je mets à jour mensuellement. En outre, j’établis et effectue le suivi du budget de l’année, ce qui lui permet de suivre de près ses postes de dépenses.

 

J’accomplis également des tâches occasionnelles :

  • Lors du déménagement du cabinet, j’ai constitué le fichier des patients afin d’envoyer les nouvelles coordonnées.
  • Afin que ceux-ci puissent se faire rembourser par leur mutuelle, nous avons créé une note d’honoraires qu’elle complète à la demande
  • Aussi, lorsqu’elle rencontre des difficultés ou problématiques particulières, elle me les confie par mail, téléphone ou SMS. Je lui envoie un devis, nous en discutons, et je me mets au travail.

J’assure également des tâches associatives :

D’autre part, Mary-Jane L. préside une association dont elle m’a confié la gestion administrative : traitement des mails, des appels téléphoniques, envoi d’informations, organisation des inscriptions aux stages, rédaction du rapport d’activités annuel et du rapport moral, convocations aux assemblées générales, rédaction des procès-verbaux, etc.). 

Travail sur site

Magali F. est kinésithérapeute. Elle a décidé de recourir au secrétariat externalisé parce que ses journées au cabinet sont extrêmement chargées et se terminent très tard. Elle a décidé de se délester de sa charge administrative afin de libérer du temps.

J’effectue entre 10 et 15 heures de travail mensuel pour son compte. Je me rends à son cabinet 2 fois par mois. En dehors de ces séances en présentiel, nous communiquons par mail, téléphone ou SMS ; elle me transfère systématiquement les messages ayant trait à la gestion administrative du cabinet.

J’effectue en particulier les missions suivantes :

  • Traiter le courrier et le courriel,
  • Gérer les appels téléphoniques et rédiger des courriers,
  • Etablir les bordereaux de remise de chèques,
  • Encaisser les versements des patients (à l’aide de Kiné 4000),
  • Passer les commandes auprès des fournisseurs (cartes de visite, matériel médical…),
  • Régler les factures,
  • Classer et préparer les documents comptables,
  • Prendre en charge certains déplacements (poste, achat de fournitures…),
  • Gérer les relations avec l’URSSAF, la Caisse de Retraite, la CPAM ...
  • Gérer les retours « Noémie »,
  • Saisir, classer et envoyer les bilans patients auprès des prescripteurs de soins,
  • Créer des dossiers traitements sur Kiné 4000 avec scan des ordonnances,
  • Effectuer les déclarations liées à l’embauche de l’employée de ménage cabinet (cotisation ADSPL, cotisation formation, cotisation Médecine du Travail),
  • Saisir les volets sociaux sur TESE pour l’employée de ménage du cabinet.

Témoignages

Rose-Marie est arrivée dans ma vie comme une merveilleuse bouffée d’air frais. Elle a aéré mes papiers, les a classés et réorganisés. 
Sa présence discrète et efficace est très agréable. Son esprit vif, sa lucidité, sa bienveillance, m’ont « boostée » et m’ont redonné envie de me pencher plus profondément sur la partie gestion, si pénible pour moi. 
Son travail a mis en lumière la part financière de mon métier, et m’a permis de prendre conscience de ma capacité à réaliser d’importants projets. 
Je vous conseille vivement de la rencontrer : cette belle personne illumine votre vie professionnelle et par voie de conséquence apporte de la légèreté et de la joie dans votre vie personnelle.


Mary-Jane L,
Ostéopathe
Rose Marie est la secrétaire très précieuse et nécessaire au bon fonctionnement serein du cabinet de kinésithérapie. Sans cet assistanat administratif, il me serait difficile de souffler.
Depuis son arrivée, je peux compter les yeux fermés, sur sa présence en interne comme en externe.

Elle fait face aux multiples tribulations auxquelles il m'est impossible de répondre en temps et heure... de plus la probité de Rose- Marie est une qualité réconfortante.

Vous êtes la lumière qui illumine la nuit.



Magali F
Kinésithérapeute
Je suis membre du Conseil d’Administration d'un club sportif. Le club fait appel aux services de Madame Rose-Marie Deplaix en qualité de secrétaire.
C’est une grande opportunité pour des bénévoles de pouvoir se reposer sur une secrétaire très professionnelle.
Elle assure les missions suivantes (gestion de la boîte mail, gestion de la ligne téléphonique, organisation des réunions administratives dans le cadre d’une association loi 1901, rédaction des procès-verbaux des diverses réunions, lien avec la Fédération Sportive, organisation des inscriptions aux stages, coordination entre les clubs, les adhérents, et la fédération).
Elle effectue toutes ces missions avec un professionnalisme exemplaire, tant sur sa disponibilité, sa faculté à écouter et à toujours proposer les solutions adéquates à nos demandes, avec dynamisme et bonne humeur.
Emmanuelle B.
Membre du Conseil d'Administration - Association